Imaginez cette scène…, qui revient presque à l'identique, dans une PPE sur deux.

L'assemblée générale s'est bien passée. Deux heures et demie, quelques échanges tendus sur le budget « toit », un vote serré sur la couleur des volets, mais dans l'ensemble, une bonne séance. Tout le monde rentre chez soi plutôt satisfait.

Puis les semaines passent. Le copropriétaire du 2ème, absent ce soir-là pour cause de déplacement professionnel, attend son procès-verbal pour savoir ce qui a été décidé sur la rénovation de la toiture. Trois semaines. Un mois. Il finit par appeler la régie, un peu agacé. Le PV, en réalité, dort encore dans un brouillon depuis la soirée de l'assemblée, coincé entre deux autres dossiers urgents.

Ce qu'il ne sait pas, et ce que beaucoup de copropriétaires ignorent également, c'est que ce retard n'est pas juste une question d'organisation. Il a une vraie conséquence juridique.

Ce que la loi dit vraiment

En droit suisse, un copropriétaire qui souhaite contester une décision prise en assemblée dispose d'un délai d'environ un mois. Ce délai ne court pas de la même façon pour tout le monde :

• Pour un copropriétaire présent à l'assemblée, le délai démarre dès la fin de la séance.
• Pour un copropriétaire absent, le délai ne démarre qu'à la réception du procès-verbal.

Autrement dit : tant que le PV n'est pas envoyé, le compteur ne tourne pas pour les absents. Un PV qui traîne plusieurs semaines dans un tiroir ne protège personne : il prolonge simplement une zone d'incertitude juridique pour toute la PPE, pendant laquelle une décision peut encore, en théorie, être remise en cause.

Il y a un autre point que beaucoup d'administrateurs ignorent, ou oublient avec le temps : depuis que les dispositions exceptionnelles de l'ordonnance Covid-19 ont cessé d'être valables (au 1er janvier 2023), la loi suisse ne reconnaît que deux formes valables de décision pour une PPE : la décision prise lors d'une assemblée physique, ou la décision prise à l'unanimité par voie de circulaire écrite. Une assemblée tenue uniquement en visioconférence, ou un vote majoritaire recueilli par écrit sans que chacun soit d'accord, n'ont aujourd'hui aucune base légale solide, même si la pratique, née pendant la pandémie, a parfois perduré par habitude.

Le chemin, étape par étape

Une assemblée générale bien menée devrait suivre ces quelques règles de base :

• La convocation respecte le délai fixé au règlement. Généralement autour de 20 jours, ce délai est non négociable et conditionne la validité même de l'assemblée.
• Le quorum est vérifié avant d'ouvrir les votes. La moitié des copropriétaires, représentant la moitié des parts : sans cela, « normalement », l’assemblée ne peut pas se tenir.
• Le procès-verbal est rédigé pendant, ou immédiatement après la séance. Plus l'écriture attend, plus les détails se perdent et plus le délai de contestation des absents s'étire dans le temps.
• Le PV est envoyé à tous, présents et absents, sans exception. C'est cet envoi, et lui seul, qui fait démarrer le délai d'un mois pour les copropriétaires qui n'étaient pas là.

Quel impact, concrètement, pour votre PPE ?

Une assemblée générale n'est jamais qu'une question de logistique ou de salle et d'ordre du jour bien préparé. C'est aussi, et peut-être surtout, une question de traçabilité et de rigueur :

• Un PV envoyé rapidement protège la PPE. Il ferme la fenêtre d'incertitude juridique plus vite, pour tout le monde.
• Un PV précis évite les malentendus a posteriori. Une décision mal retranscrite, c'est une source de conflit qui ressurgit parfois des mois plus tard.
• La précision sur la forme (convocation, quorum, PV) protège autant que le fond. Une excellente décision, prise dans les règles bafouées, reste une décision fragile.

Ce que l'on retient

Le PV qui n'arrive jamais, cela n’est jamais perçu comme un simple retard administratif.

C'est surtout un rappel : dans une PPE, la confiance se construit autant dans la rigueur du suivi que dans la qualité des décisions elles-mêmes. Un copropriétaire absent qui reçoit son PV rapidement, clairement rédigé, se sent inclus, même sans avoir été présent dans la salle.

Et pour les régies, c'est une occasion de plus de démontrer leur sérieux : celui qui se voit dans les petits détails, pas seulement dans les grandes décisions.

Vous avez déjà vécu ce genre de situation, un PV qui traîne, une assemblée contestée dans une PPE que vous gérez… ? Parlons-en.